History of the problem and description of the problem (in inglese e italiano-bulgaro)

In mese di aprile 2013 e' stato mandato avviso per le nuove regole per iscrizioni a convegni:

"con riferimento all'oggetto, e in particolare con riferimento a iscrizioni a Convegni *in paesi dell'Unione Europea*, dall'Ufficio Fiscale ci hanno evidenziato quanto segue: al momento dell'iscrizione al Convegno, è necessario comunicare all'Ente ospitante la nostra partita IVA e chiedere l'emissione di fattura con IVA. La fattura dovrà poi essere registrata sul programma di contabilità. In mancanza di tale documento fiscale, non possiamo rimborsarvi il relativo costo."

In Aughust 2013 we had to participate two conferences in EU country witth participation fee. We get the following instructions from our Adm. Secretaries:

"Ti volevo informare che ho provveduto a pagare tutte e 2 le iscrizione . le fatture devono essere intestate a :

Università di Pisa Dipartimento di Matematica, Largo Bruno Pontecorvo, 5 56127 - Pisa P.IVA ........."

Seguendo le istruzioni siamo riusciti ad avere le fatture con

1. intestazione e P.IVA del ente estero

2. Intestazione e P.IVA del nostro Ente (il Dipartimento)

con indicazione che VAT (la tassa statale nel paese di CE) = 0. In mese di settembre 2013 abbiamo fatto la richiesta per rimborso della missione.

Il rimborso e' stato bloccato con l'argomento: manca spiegazione perche VAT = 0?

Coordinando la mia richiesta con il nostro Uff. Amministrativo mi sono rivolto al. Dott. Vivaldi, Resp. Ufficio Fiscale, riportando sotto le domande e le risposte.

 
Domanda 1: Nel COUNCIL IMPLEMENTING REGULATION (EU) No 282/2011 of 15 March 2011. non esiste punto di riferimento che puo spiegare perche' la nostra amminsitrazione puo obbigare un'Ente estero di dare spiegazioni perche per certi dati nella dichiarazione di VAT contiene numeri 0, 1 o 2. A questo punto si chiede se esiste qualche documento/decisione al livello dello stato italiano o della nostra Universita' che giustifica la domanda "perche VAT=0"?
 
Risposta (Dott. Vivaldi): La normativa italiana comunque impone di accertare lo status fiscale del soggetto che si ha davanti: se questo ha partita IVA, cioè è soggetto passivo di imposta, non è vietato ma anzi consigliato chiedere per iscritto
il perché non si inserisce alcuna percentuale IVA in fattura anche ai fini dell'esclusione o inclusione degli elenchi INTRASTAT così come nel caso specifico del contratto in oggetto. Se nella fattura non troviamo alcuna spiegazione non sappiamo quale regime applicare e nasce il dubbio che il fornitore del servizio pensi che l� IVA sia dovuta in Italia come peraltro avviene nelle prestazioni non congressuali regolate dall� articolo 7-ter del DPR 633/72. In linea generale non è vietato appunto chiedere informazioni. La circolare 43/2011 ad es. permette al fornitore italiano di chiedere spiegazioni al suo committente per cui si ritiene ovviamente che valga anche il contrario cioè, come in questo caso, che il committente possa chiedere spiegazioni al fornitore specie se si è in dubbio su quale regime IVA applicare:

"Si considera che il prestatore italiano abbia agito in buona fede nell� accertare che per la prestazione resa non sia dovuta l�imposta nello Stato membro del committente quando ha richiesto ed ottenuto una dichiarazione redatta dal medesimo committente in cui questi afferma che la prestazione è esente o non imponibile nel suo Paese di stabilimento. Tale dichiarazione può essere rilasciata una sola volta dal committente comunitario con riguardo a tutte le prestazioni della stessa specie da lui ricevutee rimane valida finché non mutano le caratteristiche del servizio reso o il trattamento fiscale previsto nello Stato del committente."

In ogni caso comunque è lecito accertare lo status IVA anche del fornitore. La circolare 37/2011 delle Entrate infatti ritiene propedeutica tale verifica: “ Una volta verificata la soggettività passiva in capo al prestatore, occorrerà accertare lo status soggettivo del committente.”

  
Remark: Dalla risposta precedente si puo dedurre che in linea generale non � vietato chiedere l'Ente estero l'informazione perche VAT =0. Leggendo il Fac- simile allegato e la risposta si puo dedurre inoltre che le regole italiani (in particolare 7-ter del DPR 633/72 e circolari 43/2011, 37/2011 delle Uff. Entrate) ci costringono a chiedere questa informazione. Possiamo passare alla parte pratica: come chiudere i casi dove l'ente estero mette VAT = 0 e poi non risponde alla richiesta facoltativa di dare informazione "perche" VAT =0?
 
Domanda 2: Mi sembra che l'Unita'� Fiscale della nostra Universita non chiede la nostra Segr. Amministrativa di bloccare il pagamento del rimborso della missione o di sottrarre la somma per la tassa di partecipazione del rimborso della missione nei casi simili. E' vera questa affermazione?  
Risposta (Dott. Vivaldi): Dopo aver chiesto velocemente con un mail spiegazione all'ente organizzatore perche' VAT=0 precisando a tale ente la normativa applicabile (che e' uniforme in tutta Europa dove per tutti vale la Direttiva 2006/112/CE artt. 43 e segg. ed il relativo regolamento di attuazione 282/2011.) il pagamento puo' essere fatto pagando/rimborsando la fattura da lei presentata e allegando alla pratica la richiesta di spiegazioni.
 

Domanda 3: Interpretando la risposta come azione che devo fare io ho preparato un modello di messaggio che rispetta le indicazioni del Dott. Vivaldi, chiedendo:

Se questo tipo di messaggio va bene procedo, nonostante il fatto che non capisco perche il docente deve svolgere questo lavoro come condizione necessaria per avere rimborso.

 

Risposta (Dott. Vivaldi): In effetti penso anch'io che lei non dovrebbe fare nulla ma lo dovrebbe fare la sua segreteria secondo le istruzioni ricevute e usando il nostro schema.